Økonomiadvokat personvernpolicy

ØKONOMIADVOKAT SIN PERSONVERNPOLICY INNEBÆRER AT SAKSBEHANDLING OG SAMAHANDLING SKJER DIGITALT

PERSONVERNERKLÆRING

 

Sist endret: 01.03.2022

Personvernpolicy

 

Denne personvernerklæringen gjelder for Økonomiadvokat, og for Økonomiadvokats nettsted, www.okonomiadvokat.no.

Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

Økonomiadvokat respekterer virkelig sine brukeres personvern og er helt og fullt opptatt av å beskytte deres personopplysninger og å bruke disse på en ordentlig måte.

Denne Personvernerklæringen beskriver hvordan vi vil kunne samle inn og bruke personopplysninger, og rettighetene og valgene som er tilgjengelig for våre besøkende og brukere når det gjelder slik infomrasjon.

Vi oppfordrer deg sterkt til å lese denne Personvernerklæringen og sørge for at du forstår og er enig i den før du aksesserer eller bruker noen av tjenestene våre, eller svarer på spørreskjemaer etc. Hvis du ikke leser, fullt ut og forstår og er enig i denne Personvernerklæringen, må du straks forlate dette nettstedet, og unngå eller avslutte all bruk av tjenestene våre.

1. Hvem vi behandler personopplysninger om

 

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • privatkunder

  • klienter i straffesaker

  • kontaktpersoner hos virksomhetsklienter

  • kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere

  • personer som er involvert i saker vi bistår i

  • andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til

  • besøkende på vår nettside

 

2. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

 

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

 

Etablering av klientforhold

Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet.  Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

 

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Dette innebærer følgende tiltak:

 

  • kontroll av de opplysninger vi mottar fra en ny firmakunde mot registre som Brønnøysundregisteret

  • innhente opplysninger fra Brønnøysundregistrene om virksomheter og navn til styre og daglig leder

  • innhente opplysninger fra Brønnøysundregistrene om evt. registrert prokura

  • innhente opplysninger fra Brønnøysundregistrene for å forestå eierskaps- og kontrollstrukturen til kunden

  • innhente identifisering av reelle rettighetshavere når kunden ikke er en fysisk person

  • innhente og dokumentere opplysninger om fysiske personer, ikke-fysiske personer, reelle rettighetshavere, overfor oppdragsgiverens medkontrahent ifm. eiendomsmegleroppdrag.

  • kontroll av de opplysninger vi mottar fra en privatkunde mot registre på 1881.no.

  • kontroll av norsk statsborgerskap

  • kontroll av at bankkontoer er norske

  • kontroll av at kunde også er eier av bankkonto

  • kontroll av fødselsnummer

  • avklare om kunden har rett til å opptre på vegne av andre

  • avklare om det finnes en reell rettighetshaver i tillegg til kunden, innhente opplysninger om hvem dette er

  • avklare om kunden er politisk eksponert person eller

  • om kunden eller er familiemedlem eller kjent medarbeider til en politisk eksponert person

  • risikovurderinger mht. hvitvasking eller terrorfinansiering

  • løpende oppfølging av kundeforholdet

  • foreta nærmere undersøkelser dersom det avdekkes forhold som indikerer at midler har tilknytning til hvitvasking eller terrorfinansiering

  • foreta nærmere undersøkelser dersom det avdekkes forhold som avviker fra rapporteringspliktiges kjennskap til kunden, kundeforholdets formål og tilsiktede art, eller en transaksjon

a) synes å mangle et legitimt formål

b) er usedvanlig stor eller kompleks

c) er uvanlig ut fra kundens kjente forretningsmessige eller personlige mønster av transaksjoner

d) foretas til eller fra person i et land eller område som ikke har tilfredsstillende tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering

e) på annen måte har uvanlig karakter

  • ikke gjennomføre mistenkelige transaksjoner før Økokrim er underrettet

De opplysningene som behandles i forbindelse med kundekontroll er:

  • overvåke transaksjoner og dokumentere disse

  • innhente opplysninger om kunden, kundens virksomhet og risikoprofil, midlenes opprinnelse

  • innhente opplysninger om kundeforholdets formål og tilsiktede art

  • innhente opplysninger om firma og ansvarliges roller

  • innhente opplysninger om person nummer

  • innhente opplysninger om mobil nr. adresse

  • innhente offentlig tilgjengelig informasjon om selskaper

  • dokumentasjon av elektronisk signering med Bank ID

  • gyldig legitimasjon

​Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon for privat/virksomhetsklienter.

Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

 

Sakshåndtering:

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 

Kunnskapsforvaltning:

Saksdokumenter kan tenkes gjenbrukt. Saksdokumenter ligger lagret i eksternt saksbehandlersystem, og dersom saksdokumenter hentes ut til lokal PC etc. skal disse slettes når formålet er utført. Det kan være møter i forliksrådet tingretten, eller med klient etc.

Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).  Dersom saksdokumenter lagres utenfor saksbehandlersystemet eller outlook sitt system, gjøres dette uten anonymisering. Lagring skal imidlertid skje på disker som oppbevares på sikker plass. Saksdokumenter kan også benyttes til opplæringsformål og ifm. utarbeidelse av rutiner og prosedyrer.

 

Klientadministrasjon:

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

 

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter:

Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Disse blir liggende i saksbehandlersystemet som er Online. Dersom saksbehandlersystemet sies opp, eller virksomheten avvikles, kan data lagres lokalt på harddisk som oppbevares tryggest mulig. Det samme gjelder bruk klientkonto og betrodde midler. 

Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

 

Fakturering:

Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura, eventuelt e-post adresse. Dersom kunden kan motta faktura som EFE, så benyttes dette. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

 

IT-drift og sikkerhet:

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

 

Markedsføring:

Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag.

Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold knyttet til privatkunder vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a. Vedrørende ikke-private kunder, tas forbehold om å sende elektronisk markedsføring pr. e-mail og pr. post etc.

3. Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen

Vi bruker leverandører som befinner seg i land utenfor EU og EØS, og gjelder Google og Microsoft. og for overføring av personopplysninger til disse leverandørene bruker vi EUs standardavtaler for overføringer (les mer her:

https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-

personal-data-third-countries_en) og/eller EU-US Privacy Shield-rammeverket     (les       mer             her:

https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/eu-us-privacy- shield_en).]

Våre Tjenester omfatter visse visninger på Sosiale Medier og widgeter som «Facebook Connect-Visninger» eller «Google Sign-in-Visninger», «Facebook Like»-knappen, «Share this»-knappen eller andre, interaktive miniprogrammer («Sosiale Medier-Visninger»).

Som en del av våre integrerte leveranser av GPDR-systemer, kvalitetsstyringssystemer, HMS-systemer etc. lar vi samarbeidspartnere få tilgang til nødvendige personopplysninger som er innsamlet slik at Tjenesten som leveres er iht. de krav som våre kunder har satt. Dette omfatter følgende:
 

  • Innhentede opplysninger knyttet til GPDR sjekkliste blir bare  videreformidlet til aktuelle samarbeidspartnere av GPDR systemer, og til oppgitte referanser ifm. innsendelse.

  • Innhentede opplysninger knyttet til bestilling av tjenester blir videreformidlet til den aktuelle rådgiver for oppfølging.

  • Innhentede opplysninger knyttet til hvilken type kvalitetsstyringssystem, HMS-system eller GPDR system som benyttes, kan videreformidles til aktuelle samarbeidspartnere av GPDR systemer og kvalitetsstyringssystemer.  

  • Innhentede opplysninger deles imidlertid ikke med utenforstående tredjeparter, men Økonomiadvokat bruker underleverandør til å levere web-sider. Underleverandøren behandler imidlertid ikke personopplysninger på vegne av Økonomiadvokat.

  • Leverandør av web-siden er ansvarlig for at innsamlede opplysninger på deres servere er forsvarlig sikret mot uautorisert innsyn eller sletting etc. Leverandøren har avgitt Personvernerklæring hvor de plikter å følge EUs Personverndirektiv.

Advokater  er  underlagt  en  straffesanksjonert  taushetsplikt  som  følger  av  straffeloven  §  111 (1902).  Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

 

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt

 

4. Lagring av personopplysninger

Vi lagrer saksdokumenter i 5 år, før de sendes til arkiv for lagring i ytterligere 5 år.

​Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

 

5. Dine rettigheter

 

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

 

Trekke samtykke tilbake:

Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

 

Be om innsyn:

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

 

Be om retting eller sletting:

Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

 

Dataportabilitet:

I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

 

Klage til tilsynsmyndigheten:

Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

 

6. Sikkerhet

 

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet

 

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Opplysningene er sikret ved at det bare er autorisert personell som i tillegg har signert taushetserklæring som gis tilgang til registrene med personopplysninger. Brukere må være opprettet med spesiell adgangskode, ha en mail konto som er godkjent for integrasjon, samt passord som den autoriserte selv har opprettet. Ut over autorisert personell, er det bare personer i ledelsen som har tilgang. 

Vi har implementert SSL (Secure Sockets Layer) Certificate på våre web-sider som tillater våre besøkende til å se våre web-sider over en HTTPS forbindelse. Dette sikrer forbindelsen mellom din browser og siden som du besøker.

 

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer

 

7. Bruk av invormasjonskapsler (cookies)

Økonomiadvokat bruker sammen med sine markedsførings‑, analyse‑ og teknologipartnere visse overvåkings‑ og sporingsteknologier (slik som informasjonskapsler, beacons, piksler, faner og skript). Disse teknologiene brukes for å ajourføre, levere og forbedre våre Tjenester løpende og for å gi våre Brukere og deres Brukere-av-Brukere en bedre opplevelse.

 

For eksempel er vi takket være disse teknologiene istand til å ajourføre og spore våre Brukeres preferanser og verifiserte økter, for bedre å sikre våre Tjenester, for å kartlegge tekniske problemer, brukertrender og virkningen av kampanjer og å overvåke og kontrollere det samlede resultatet av våre Tjenester.

 

Informasjonskapsler: For at noen av disse teknologiene skal kunne virke ordentlig, må en liten datafil («informasjonskapsel» [«cookie»] lastes ned og lagres på enheten din.

Som standard bruker vi flere varige informasjonskapsler for økt‑ og brukerverifisering, sikkerhet, for å bevare Brukerens preferanser (for eksempel når det gjelder standardspråk og ‑innstillinger), forbindelsesstabilitet (for eksempel for å laste opp medier, for bruk av e-Handelsegenskaper osv.), overvåkingsvirksomhet av våre tjenester og markedsføringskampanjer og generelt for å levere og forbedre våre Tjenester.
 

Hvis du ønsker å slette eller blokkere noen av informasjonskapslene, skal du se på hjelp‑ og støtteområdet på internettleseren din for å få veiledninger om hvordan du finner filen eller katalogen som lagrer informasjonskapsler. Informasjon om sletting eller kontroll av informasjonskapsler er også tilgjengelig på www.aboutcookie.org (vi har ikke noe med dette nettstedet å gjøre, og vi kan derfor ikke sørge for at det er nøyaktig, fullstendig eller tilgjengelig).

Legg merke til at sletting av våre informasjonskapsler eller deaktivering av fremtidige informasjonskapsel‑ eller sporingsteknologier vil kunne hindre deg i å aksessere visse områder på eller egenskaper ved våre Tjenester eller på annen måte negativt påvirke din brukererfaring.

8. Fraskrivelse av ansvar for bruk

Informasjonen gitt av Økonomiadvokat, blogg forfattere og andre på Nettstedet, er kun til informasjonsformål og markedsføringsformål. All informasjon på nettstedet er gitt i god tro, men vi gir ingen garantier av noe slag, uttrykt eller underforstått, angående nøyaktighet, tilstrekkelighet, gyldighet, pålitelighet, tilgjengelighet eller fullstendighet. Informasjon på nettstedet. Blogger er en kommentar hvor skribentens holdninger kommer til uttrykk.

Vi er under ingen omstendigheter ansvarlige overfor deg for tap eller skade av noe slag som følge av bruk av nettstedet eller avhengighet av informasjon gitt på nettstedet. Din bruk av nettstedet og din avhengighet av informasjon på nettstedet er utelukkende på egen risiko.

 

Fraskrivelse av eksterne lenker.
Nettstedet kan inneholde (eller du kan bli sendt via nettstedet) lenker til andre nettsteder eller innhold som eies eller kommer fra tredjeparter eller lenker til nettsteder og funksjoner. Disse eksterne koblingene blir ikke studert, overvåket eller verifisert av oss for deres nøyaktighet, tilstrekkelighet, gyldighet, pålitelighet, tilgjengelighet eller fullstendighet.

9. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre løpende endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Du må selv holde deg oppdatert om eventuelle endringer da vi ikke har kapasitet eller mulighet for å sende ut elektronisk informasjon til våre kunder om endringer i personvernerklæringen. For privat klienter vil dette dessuten kunne være i strid med GDPR da vi ikke innhenter spesifikk samtykke

10. Kontakt oss

 

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss ved å benytte kontaktskjemaet under.